Кому поручить организацию праздника?

Начиная цикл заметок об организации мероприятий, мы решили обратиться к истокам разработки идеи – к моменту делегирования задачи. Кому лучше поручить организацию корпоративного праздника? Отдать ее рекламистам, поскольку акции – это по их части, или переправить в отдел HR, так как "персональщикам" ближе заботы о коллективе?

Опыт нашей работы подсказывает, что, если речь идет о празднике, в который хочется вовлечь всю компанию или существенную ее часть, если среди задач мероприятия формулируются сплочение коллектива, повышение лояльности сотрудников компании, создание общего праздника, есть смысл обратиться к опыту иностранных и наиболее "продвинутых" в деле создания и поддержания внутрикорпоративного PR отечественных компаний. Наиболее правильный, с нашей точки зрения, разумеется, вариант – это создание рабочей группы по подготовке мероприятия, желательно состоящей из представителей разных отделов.

Справедливости ради надо отметить, что для event-компаний сложнее работать с рабочей группой, чем с одним конкретным менеджером, отвечающим за проект. Подстроиться под интересы одного человека, угадать то, что он хочет видеть на празднике, что из предложенного согласуется с его видением и его характером – это всегда проще, чем убедить рабочую группу, донести до людей из разных подразделений фирмы, а порой и из разных социальных слоев, что именно эта идея или именно этот концепт наиболее подходит для праздника их компании, а значит, для их отдела и самих участников группы.

Праздники, где со стороны заказчика мы имеем дело с рабочей группой, отличаются, как правило, высокой степенью вовлеченности в процесс коллектива. С одной стороны, рабочая группа выполняет роль "фокус-группы" для компании-организатора, позволяя наиболее точно "попасть в цель" своими предложениями. С другой стороны, такая форма работы позволяет в максимальной степени задействовать все внутренние ресурсы компании. Для творческих проектов, которые проходят удачно только на волне энтузиазма, рабочая группа – это оптимальный формат подготовки. Кроме того, при такой организации непосредственно на мероприятии присутствует некоторая группа сотрудников, непосредственным образом заинтересованная в успехе мероприятия, что не может не сказаться благотворно на результате.

Другой вопрос, кому делегировать руководство рабочей группой. Корпоративный праздник или другое внутрение и вместе с тем массовое мероприятие – это сложный, важный и ответственный проект, и именно потому руководить им должен вовсе не тот человек, который традиционно в компании является самым творческим. Важно, чтобы в группе оказались креативные люди, способные принять идею и как бы "примерить" ее на компанию, в которой они работают. Но общее руководство проектом должен осуществлять опытный менеджер. К организации праздника или другого корпоративного мероприятия применимы все имеющиеся в компании нормы и требования, как общеорганизационные и идеологические, так и тайм-менеджерские.